檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，以實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。 

檔案數字化加工業務總體流程包括：檔案調卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數據質檢、完整歸還、數據備份、數據掛接。

先后順序為：調卷 > 著錄  > 掃描 > 處理 > 質檢  > 歸還 > 備份 > 掛接。

第一、檔案調卷

這個過程我方要指定一個專門的負責人與客戶（檔案館庫房管理員）共同完成，將待加工的檔案從庫房搬運到加工現場，對檔案要逐份清點，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無誤后方可進行拆卷環節的工作。

第二、檔案掃描

檔案掃描是將紙質檔案轉變成電子文件的過程，掃描的操作順序：

1>導入檔案目錄到（檔案數字化加工軟件）；

2>通過生成計算機磁盤樹型文件目錄結構；

3>開始掃描檔案。

第三、影像處理

影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準，對圖像頁面出現偏斜及圖像頁面中出現影響圖像質量的雜質進行校正和處理。

影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進行影像處理。

影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實處理成功了，要務必看到了處理后的效果。如果發現影像質量不符合要求，應重新對圖像進行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。影像處理前的數據要保留。

第四、數據質檢

1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

如果出現以上問題要填寫《數據質檢表》并及時修改，完成質檢后將表提交給組長。組長按《數據質檢表》二次質檢，并對其它數據按5%比例抽檢第五、完整歸還

歸還時由檔案交接負責人完成，檔案交接負責人提交給客戶，并填寫《檔案交接登記表》，《檔案交接登記表》必須有客戶的簽名。本表格由組長保存，Z后提交到公司做備案。

第六、數據備份

掃描期間組長要備份不同價段的數據兩份以上，掃描后備份，質檢后備份，全部工程完成后，客戶經驗收合格后，進行三種備份

1，將全部數據刻錄成DVD光盤備份。

2，將全部數據在計算機硬盤上備份。

3，將全部數據復制到客戶的檔案服務器上備份。

第七、數據掛接

1，由組長通過數字化加工軟件生成掛接數據。

2，將數據復制到檔案服務器上，運行服務器上的掛接軟件進行操作。

3，打開(檔案信息化管理系統)，檢查掛接的文檔。